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秘书九段的故事

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金朝阳 发表于 2020-12-31 20:27:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
杂谈



秘书九段的故事

总经理要求秘书安排越日上午9点开一个集会会议。这件事需要通知所有参会人员,秘书自己也要在集会会议中做服务工作,这是“任务”。但我们想要的效果是什么呢?下面是一段至九段秘书的差别做法。
  一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个集会会议通知,然后准备相关集会会议用品,并到场集会会议。
  二段秘书的做法:抓落实——发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被实时通知到。
  三段秘书的做法:重查抄——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能到场集会会议的人,立刻陈诉给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须到场集会会议留出时间。
  四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在集会会议室门上贴上小条“此集会会议室来日诰日几点到几点有集会会议”。确认会场安排到哪,桌椅数量是否够用;音响、空调是否正常;白板、笔、纸、本是否充实;自己的准备,在物品上、情况上,能否满意开会的需求。
  五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还需相识这个集会会议的性质是什么,议题是什么,议程怎么安排。然后给与会者发与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,大概记不清的事争吵)。目的是让参会者有备而来,以便开会时提高效率。
  六段秘书的做法:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关集会会议资料,还在集会会议过程中详细做好集会会议记录(在得到允许的情况下,做一个灌音
  备份)。
  七段秘书的做法:发记录——会后整理好集会会议记录(灌音)给总经理,然后请示总经理集会会议内容没有问题后,是否发给到场集会会议的人员大概其他人员,要求他们按照会上内容
  执行。
  八段秘书的做法:定责任——将集会会议上确定的各项任务一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,以纪要为执行文件,监视、查抄执行人的过程效果和最终效果,定期跟踪各项任务的完成情况,并实时陈诉总经理。
  九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成尺度化的集会会议流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程复制优秀团队,把集会会议服务的效果做到九段,形成不依赖于任何人的集会会议服务体系。
  这个关于“秘书九段”的故事给了我很大的启发。测试组长、测试经理、测试架构师、测试总监等,都是被赋予了差别责任的“脚色”,“脚色”的转变可以在一定程度上反映职业的发展,但是不能说“发展”一定要“脚色”发生变革。从“秘书”变成了“老板”,是“发展”没错,同样从“一段秘书”升级为“二段秘书”也是“发展”。

来源:https://blog.csdn.net/bible_reader/article/details/101291098
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